El Hospital de Granollers mejora su planificación con la plataforma Integrho itg/HRP

Mediante el despliegue y uso de itg/HRP, el Hospital General de Granollers ha obtenido una mejora del 80% en la gestión de turnos y guardias de enfermería.

El Hospital de Granollers es un centro sanitario comarcal de referencia con una plantilla de más de 1.400 profesionales pertenecientes a las diferentes disciplinas sanitarias lo que supone la existencia de un gran número de horarios, cadencias, porcentajes de contratos y puestos a cubrir desde diferentes servicios. Dentro de este entorno de trabajo la dirección de enfermería es la que presenta una organización más compleja ya que los puestos de trabajo deben cubrirse los 365 días del año. Esta complejidad llevó a los responsables de Recursos Humanos del hospital a apostar por una herramienta, en concreto itg/HRP, para que diera una respuesta eficaz y definitiva a esta problemática.

itg/HRP es una plataforma que está especialmente diseñada para las organizaciones que tengan un sistema de trabajo a turnos con necesidades de cobertura de los puestos de trabajo. Permite a los gestores de los centros realizar la definición de las necesidades de cobertura por puestos, la asignación de los empleados adecuándolos al perfil del puesto y teniendo en cuenta parámetros como la conciliación, horarios reducidos, etc. permitiendo la planificación de horarios atendiendo al cómputo de horas contratado, saldos horarios respecto a convenio, optimización de recursos humanos, planificación de vacaciones, solicitud de ausencias con circuitos de validación y aceptación.

El Hospital de Granollers eligió la plataforma de Integrho y gracias a ella ha obtenido una mejora del 80% en la gestión de los turnos y guardias en el área de enfermería, reduciendo casi en su totalidad los errores de planificación y gestión y disminuyendo de manera considerable los costes de personal. Como afirma Alberto Martín, Subdirector de Gestión y Relaciones Laborales del Hospital de Granollers, “era el único producto que nos ofrecía de forma integral una solución para todos los ámbitos que se mueven dentro de una dirección de RR.HH.”.

Podríamos hablar de la complejidad que actualmente sufren las organizaciones sanitarias desde distintos puntos de vista, pero centrándonos tan soló en la Gestión de Personas, hay toda una serie de apartados dentro de nuestra dirección que tienen una gran importancia y que son por si solos, lo suficientemente potentes e importantes como para merecer nuestra atención: bolsa de trabajo, entrevista, valoración de las necesidades del profesional y de la empresa, pre-contratación, contratación, planilla, calendarios, nóminas, presupuestos, etc. Todos estos aspectos de los Recursos Humanos no se deben tratar de forma individual ya que están conectados como si de una red neuronal se tratara. Cada uno de ellos por si sólo tiene una gran importancia, pero necesita de los demás para que el sistema pueda crecer y mejorar continuamente.

Un hospital posiblemente sea una de las organizaciones más complejas a nivel de gestión de personas. En el caso concreto del Hospital de Granollers estamos ante un Hospital Comarcal de Referencia con unos 1.400 Profesionales de diferentes disciplinas y un número de horarios, turnos, cadencias, porcentajes de contrato, que asustaría cuando analizamos la información en tiempo sobre cualquiera de este aspecto.

Habitualmente la dirección de enfermería es una de las más complejas que tiene la organización a causa a su idiosincrasia y debido al Continuum Asistencial. En un porcentaje importante, el puesto de trabajo se ha de cubrir los 365 días del año las 24 horas del día, e inclusive, en algunos hospitales trabajan 24horas y 45 minutos, debido a los solapes entre turnos. Para hacernos una idea rápida, el hecho de cubrir en nuestro hospital, 365 días 24 horas con 1.620 horas de convenio diurno y 1.562 horas de convenio nocturno, para cubrir turnos de siete horas mañana, siete horas tarde y diez horas noche, necesitamos 2.555 horas de mañana, 2.555 horas de tarde y 3.650 horas de noche. Si las sumamos todas y las dividimos por las horas de convenio necesitamos 5,47 profesionales para poder realizar una cobertura los 365 días/año las 24 horas de un puesto con estas características.

Este calculó matemático tan sencillo se nos puede complicar aún más cuando incluimos el absentismo, los permisos de los convenios, el incremento de las conciliaciones familiares y la especificidad del perfil del profesional, entre otros. No hemos de olvidar que la razón de ser de la dirección de enfermería de un hospital, es el cuidado de los pacientes, clientes y usuarios. Como núcleo central los 365x24 horas, es la dirección la que tiene la responsabilidad de realizar un seguimiento continuado e ininterrumpido de la evolución del paciente, bien sea su estado agudo o crónico. Es necesario destacar este aspecto porque actualmente nos encontramos en las organizaciones y especialmente en la nuestra, que las horas que destina la dirección de enfermería a los Recursos Humanos, es un tiempo elevado que debería invertirse en la mejora de la atención continuada al paciente. Nuestro trabajo desde la dirección de RR.HH. tenemos el deber de facilitarles el día a día y que no se encuentren desprotegidos ante una situación como la que están viviendo muchas organizaciones sanitarias debido a la gran demanda asistencial, pero también a la descentralización de la sanidad (un crecimiento más político que social de centros asistenciales) y a la falta de profesionales en número y preparación.

La realidad que nos traslada una dirección como la de enfermería es que en estos momentos se están produciendo alrededor de unas 40 incidencias en un día y que el tiempo de reacción para cubrirlas ha de ser inferior, en muchos casos, a una hora. En el Hospital de Granollers hemos apostado por dar una solución eficiente y que conlleve una redefinición de circuitos y por supuesto, el inicio de un programa informático como es itg/HRP de Integrho. Nuestro conocimiento debe estar a disposición de las diferentes direcciones, pero en especial de la de enfermería que sufre un alto nivel de rotación. Nuestra postura en estos momentos es la de apostar por una nueva herramienta de gestión, que se ha convertido en un modelo de manejo basado en el soporte de un instrumento informático de estas características, la cual nos da un prisma, entendemos lo más amplio posible, y en el que diferentes direcciones obtienen un beneficio y una mejora continuada.

El proyecto que el Hospital de Granollers ha puesto en marcha les permite contar con una solución eficiente y que conlleva una redefinición de circuitos. De esta forma el conocimiento está a disposición de las diferentes direcciones pero, en especial, de la de enfermería que sufre un alto nivel de rotación. Han realizado una apuesta por una nueva herramienta de gestión que se ha convertido en un modelo de manejo basado en el soporte de un instrumento informático, que ha supuesto una importante mejora para las diferentes direcciones.

Los usuarios también lo usan

La planilla es el corazón y el motor del programa, desde ella se controla toda la información que se ha procesado previamente. El paso previo a tener los datos introducidos en la planilla es la entrevista con el profesional donde se valoran sus necesidades y las de la dirección. Mediante el simulador de jornadas se realiza una planificación de los días que tendrá que trabajar y el porcentaje acordado.

El Hospital de Granollers utiliza para la contratación un modelo similar al de los centros de Francia, donde se contrata una parte de horas planificadas en el calendario y otra parte a demanda. El éxito o fracaso de este sistema es buscar el equilibrio entre lo planificado y lo no planificado. Según Alberto Martín, “la implantación de itg/HRP ha supuesto para nosotros una excelente herramienta a la hora de planificar y consultar los recursos humanos asignados en cada momento a los puestos de trabajo, su calendario laboral, saldos de vacaciones así como los cambios de turnos”.

El principal beneficio de este sistema es que el profesional sabe que tiene un salario constante, mientras que con otros modelos que utilizan otras entidades hay una inconstancia en los porcentajes y periodos contratados, se trabajan básicamente vacaciones y fines de semana. “Apostamos por un tipo de contratación más regular pero requiere un gran soporte, una herramienta potente que lleve la información a los distintos puntos de interés”, explica el Subdirector de Gestión y Relaciones Laborales del Hospital de Granollers.

Actualmente una dirección de enfermería trabaja con Excel y Acces, y algunas herramientas de gestión. Ha sido la dinámica durante muchos años y pensamos que en la era de los sistemas y la información no podemos seguir trabajando de forma tan rudimentaria. La plataforma de Integrho nos ayuda a mejorar en un proceso en el que intervienen muchos actores, lo que conlleva una gran dificultad a la hora de poder controlar todas las variables aleatorias que pueden influir negativamente en el resultado final.

Me gustaría poner el ejemplo de un servicio para poder situar al lector en la realidad del día a día de un hospital, desde el punto de vista de la gestión de los RR.HH. de un colectivo indispensable como es el de enfermería. El servicio podría ser el de urgencias, donde atendemos unas 260 visitas de diferentes especialidades. Para dar soporte a este complejo servicio, desde la dirección de enfermería hay una plantilla prevista por el equipo directivo del hospital, que cuenta con ocho enfermeras por turno. Cuando se crean las plazas hemos de asignar a cada profesional la que le corresponde, pero en la gran mayoría de los casos no coincide el profesional que la ocupa con su especialidad, bien porque está la plaza vacante hasta nueva convocatoria o bien por un cambio entre profesionales. En el mundo hospitalario son muy comunes las cadenas entre facultativos, lo que le otorga un valor añadido de dificultad a la hora de poder explotar los datos y las coberturas. Cuando el profesional ocupa su puesto sólo falta recibir las peticiones de permisos, permutas o excedencias que permite el convenio. Ahora nos falta resolver la parte que no controla ningún gestor: los absentismos no planificados y que son los que más distorsionan la realidad.

Desde esta perspectiva debemos ser conscientes de que sin una herramienta que pueda ofrecernos información a las direcciones implicadas en el proceso, no podemos prestar un producto con el nivel de calidad que se nos pide. Somos conscientes del compromiso de ayudar a nuestra organización con nuestro conocimiento, que no siempre resulta suficiente y a veces se necesitan herramientas capaces de proporcionar ese oxigenó que necesitan nuestros colaboradores, porque no hemos de olvidar que detrás de cualquier proyecto de este tipo ha de haber, además de participación y compromiso, un nivel de implicación importante para poder sacar adelante un plan de este calibre. Cada uno de los actores que están implicados en este proceso tienen que ver recompensado de alguna forma su esfuerzo y todos sabemos que el nivel de adrenalina al límite tiene límite.

El elemento diferenciador de itg/HRP con respecto a otros similares que están en el mercado y que hemos tenido ocasión de ver en demostraciones y algunos en funcionamiento real, radica en que está pensado desde el núcleo del conocimiento que es la dirección de personas y de enfermería, con el soporte y paciencia de la visión de los técnicos informáticos. Todos y cada uno de estos actores tiene su paradigma de cómo observar un proceso continuo y el verdadero éxito posiblemente ha sido el de entender no sólo la visión individualmente, sino comprender el proceso en sí mismo, con una interacción de diferentes disciplinas y direcciones. Como todos los sistemas informáticos, el módulo itg/HRP de Integrho irá avanzando y mejorando aspectos posiblemente de estética y agilidad para el usuario, pero hoy por hoy pensamos que el núcleo del producto es de una gran potencia y estabilidad.

Por su parte, Jordi Larré, partner y BDM de Integrho asegura que, “itg/HRP es una herramienta potente e integrada que permite adaptarse a sectores con necesidades de cobertura de puestos de trabajo optimizando los recursos en cuanto a coste de la empresa y conciliación de los empleados”.

itg/HRP ofrece la información desde el portal itg/EIS y desde itg/MOBILE, portal y aplicación móvil con servicios para los empleados. Por ejemplo, un empleado además de realizar su trabajo diario, puede consultar las guardias que tiene asignadas, el calendario laboral, los días que dispone de vacaciones así como solicitar cambios de guardias. Su utilización se lleva a cabo en forma de consulta o petición, con una clave para cada empleado, de manera que los únicos que pueden introducir cambios son los responsables del área o los designados por ellos. Está totalmente integrado con el resto de módulos de Integrho (itg/PAYROLL, itg/HRM, itg/BUDGET) lo que permite al centro sanitario una reducción de tiempos en tareas de contratación, la inclusión de variables a nómina y repartir los costes de personal de acuerdo a los tiempos de trabajo empleados en cada periodo.

Señalar por último que el Hospital de Granollers ha iniciado la implantación del portal del profesional con lo que no sólo acercan una herramienta de gestión a los mandos sino que a partir de este momento también estará disponible para los profesionales de la organización.

Sobre Hospital General de Granollers

La Fundación Hospital/Asilo de Granollers es un centro de atención sanitaria, socio-sanitaria y social, integrado a la Red Sanitaria de Utilización Pública. Es el hospital de referencia del Vallès Oriental. Integrada por el Hospital General de Granollers y por el Centro Geriátrico Adolfo Montaña, dispone de una línea asistencial para enfermos agudos y una línea de atención socio-sanitaria. El Centro Geriátrico cuenta con una residencia para la 3a edad con capacidad para 52 personas. Paralelamente y desde finales del 2003, la entidad, a través de la Fundación Bertrán de Seva para la Gestión de Servicios Sanitarios y Sociales, se encarga de la gestión del Hospital de Día Sant Jordi, un centro para el tratamiento de enfermos con demencias y trastornos cognitivos (enfermedad de Alzheimer y otros tipos de demencias), con capacidad para 40 personas.

La Fundación está gobernada por un Patronato, que actualmente se rige por los estatutos aprobados el año 1993. La misión de la institución es servir a la población, ofreciendo los servicios sanitarios y socio sanitarios que contribuyan de forma integral y personalizada en la mejora de su salud y de su calidad de vida, con profesionalidad, humanidad, flexibilidad y solidaridad. La vertiente docente del Hospital es un punto muy importante en la vida de la institución, tanto respecto a la formación de postgrado como la de pregrado.