Digitalización del Hospital de Martorell
Integrho, en colaboración con Gureak Marketing, han llevado a cabo la digitalización del Hospital de Martorell.
Liderados por la dirección del equipo directivo de la Fundació Hospital Sant Joan de Déu de Martorell, este ambicioso proyecto les ha permitido convertirse en un “hospital sin papeles”. Además de ser más sostenible, el complejo es más productivo dado el ahorro de costes, de espacio, de tiempo y de productividad de sus profesionales del Área de Administración y de Recursos Humanos. A lo que se suma la reordenación de procesos, tanto administrativos como asistenciales, generando mayor transparencia, control y confianza en la institución.
La base del éxito de este plan de digitalización ha sido la capacidad de entendimiento de las partes, el trabajo en equipo y la predisposición: “si lo puede hacer el Hospital, lo pueden hacer todos. Los partners tecnológicos Integrho y Gureak Marketing han captado nuestras necesidades como cliente y así han logrado materializar la implantación con éxito”.
Un hospital es uno de los centros de trabajo que más papeles y burocracia genera, por todas las citas y documentación que se crean con cada uno de los pacientes, sumado a su alto ratio de rotación de profesionales, la continua contratación y los cambios en dichas contrataciones. Por ende, la burocracia supone todo un reto para el personal administrativo y de recursos humanos.
Este fue el desafío en el que quisieron trabajar desde la Fundació Hospital Sant Joan de Déu de Martorell. Tenían un importante objetivo a alcanzar: convertirse en un centro sin papel. No solo como una meta ligada a la sostenibilidad, sino por la operatividad de poder contar con todos los documentos que se generan en soporte digital y en consecuencia permitir que los equipos de recursos humanos y de administración apartaran tareas secundarias y pudieran dedicarse a temas de más valor para la organización, ya que en el Hospital el 60% de los costes recae en personal.
Todo ello hace posible, además un ahorro de coste y de espacio de almacenamiento, la minimización del extravío de cualquier documento, y la transparencia y autonomía, ya que se pone cualquier documentación al servicio de los trabajadores y/o pacientes. Esto suponía el gran reto de ordenar el área Administrativa y de citas del hospital, además de la documentación que se genera en el Área de Recursos Humanos.
Encabezados por Manuel Álvarez, Director–Gerente y Manel Tornadijo, Director de Personas, el Hospital inició un proceso de transformación digital junto con Integrho -software especializado en el desarrollo, implementación y soporte de software para la gestión de personas-, y Gureak Marketing, compañía dedicada a la digitalización de empresas. Y tras un trabajo en equipo el proyecto ha alcanzado sus objetivos en todas las ramas en las que era permeable.
“Por un lado, el hospital está mejor intercomunicado e interrelacionado, ya que sin la digitalización es mucho más complejo gestionar y compatibilizar datos objetivos y comunitarios. El proyecto ha permitido la mejora en la gestión interna y en la identificación de todos los profesionales. Y, por otro lado, también ha propiciado la digitalización de toda la documentación, la cual ha obligado a que todos los profesionales tengan un correo corporativo, independientemente de si cuentan o no con un punto de trabajo con ordenador. Esto ha llevado a que se generaran otras acciones y proyectos como la Intranet o el Portal del Empleado”.
Manel Tornadijo – Director de Personas Hospital
“como #ReferentesHealthcare, desarrollamos innovando para el cambio en la gestión de las Personas y el Talento. En este caso, se ha ligado la digitalización del sistema administrativo con la creación de un Portal del Empleado y con la firma electrónica que hace que el documento que se rubrica sea el oficial y no una copia. El Portal permite consultar nóminas, solicitar vacaciones y otro tipo de consultas propias del personal. También da acceso al programa de acogida y a formaciones laborales. En definitiva, es una herramienta de relación con el empleado que permite descentralizar la gestión y concentrar la información en el software”.
Jordi Larré – Socio y director de Producto de Integrho
El Hospital afronta ahora además aspectos normativos de manera mucho más sencilla y transparente. El control de presencia se realiza a través de la huella digital que vuelca la información al sistema de Planificación de Integrho, un sistema ágil que permite una visión global para poder optimizar los recursos de personal según las circunstancias y que aparta los tradicionales archivos Excel. Así como la implantación de la firma de documentación que mediante tecnología biométrica hace que estos procesos sean más rápidos, seguros y accesibles.
También recalca otro aspecto positivo y es que el poder contar con toda la documentación digitalizada ha derivado en un menor absentismo social. El personal de administración ya no tiene que trasladarse a los archivos físicos para localizar documentación y eso hace que se ahorre tiempo de desplazamiento.
Como todo proyecto decisivo “está vivo” y el reto pasa ahora por la clasificación y gestión de toda esta documentación y consecuentemente en convertir los archivadores físicos en archivadores digitales.
“Donde se ha conseguido ser más operativos en lo relativo al equipo de Recursos Humanos es en el tiempo de atención a cada cambio de contrato. Ahora cada uno puede ver su documentación y firmar sus contratos y, naturalmente consultar cualquier duda al respecto, aunque las consultas presenciales al equipo de Personas relativas a los contratos se han reducido mucho. Igualmente, en lo tocante a las nuevas incorporaciones éstas solo han de pasar presencialmente por el Área de Recursos Humanos una vez, donde firman de manera digital el contrato y a partir de ahí todas las comunicaciones se les hacen llegar a sus correos”.
Manel Tornadijo – Director de Personas Hospital Sant Joan de Déu Martorell
También recalca otro aspecto positivo y es que el poder contar con toda la documentación digitalizada ha derivado en un menor absentismo social. El personal de administración ya no tiene que trasladarse a los archivos físicos para localizar documentación y eso hace que se ahorre tiempo de desplazamiento.
Por su parte, Manuel Álvarez, Director–Gerente del Hospital, destaca otro logro alcanzado: el ahorro económico, ya que todo lo relacionado con la burocracia gracias a este proyecto de digitalización ahora conlleva un coste seis veces menor que anteriormente. Además, han mejorado la comunicación con la Administración, con Siltr@ (Cotización a la Seguridad Social) y también la relación con la OTG (Oficines de Treball de la Generalitat) gracias a la digitalización de los contratos del personal.
“Por un lado, el hospital está mejor intercomunicado e interrelacionado, ya que sin la digitalización es mucho más complejo gestionar y compatibilizar datos objetivos y comunitarios. El proyecto ha permitido la mejora en la gestión interna y en la identificación de todos los profesionales. Y, por otro lado, también ha propiciado la digitalización de toda la documentación, la cual ha obligado a que todos los profesionales tengan un correo corporativo, independientemente de si cuentan o no con un punto de trabajo con ordenador. Esto ha llevado a que se generaran otras acciones y proyectos como la Intranet o el Portal del Empleado”.
Manel Tornadijo – Director de Personas Hospital
“El Hospital utiliza Integrho como único software a través del cual puede acceder tanto a la documentación que se genera directamente en el mismo programa, como a los documentos digitalizados por Gureak Marketing, o a otros aportados por el trabajador mediante el Portal del Empleado. Además, el Hospital tiene a su disposición toda la documentación asociada a cada trabajador, de manera unificada y accesible y desde un único programa”.
Eva Serrano – Dirección Comercial de la Unidad Tratamiento Documental –Gureak Marketing
En resumen, para el equipo directivo cliente la base del éxito de este plan de digitalización ha sido la capacidad de entendimiento de las partes, el trabajo en equipo y la predisposición “si lo puede hacer el Hospital, lo pueden hacer todos. En este caso los partners tecnológicos Integrho y Gureak Marketing han captado nuestras necesidades como cliente y así han logrado materializar la implantación con éxito”, apuntan.
